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通知公告

关于规范学校各级各类文字材料编辑格式及常见文字表述要求的通知

发布时间:2020年05月27日 10:34 | 浏览次数:

各部门:

为进一步规范学校各级各类文字材料编辑格式,参照国家机关有关公文格式及公文写作的相关要求,现作出如下规范,请遵照执行:

一、标题

文章大标题使用方正小标宋_GBK二号字加粗,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,必要时可手动调节字间距、行间距,以达到美观、醒目的效果。

正文一级标题用黑体三号字加粗;正文二级标题用楷体三号字加粗;三级、四级标题均用仿宋_GB2312三号字,不加粗。

正文一级标题“一、”,二级标题“(一)”,三级标题“1.”、四级标题“(1)”。特别需要注意,一般不要采用“自动编号”的形式进行编辑,可在第一次出现自动编号提醒时,采用手动的方式将其取消。

大标题与正文之间,原则上可采用“正文段前空05行或1行”的办法,让大标题与正文间保持一定间隔,也可根据实际需要适当调整距离。

校内行文一般无需在大标题中出现校名全称,如“澳门威斯尼人app手机版关于xxxxxxxxx的办法”。对外行文,如果标题过长,在正文之后有正式署名的前提下,也可以在大标题中省略校名全称。

二、正文

(一)一般格式要求

正文用仿宋_GB2312三号字;一般每页排22行(页面设置为上下各2.5厘米),每行排28个字(页面设置为左右各2.7厘米),或直接采用默认设置即可,也可根据实际需要适当调整;行距一般为1.5倍,或采用固定值,根据需要设置;每段的段首要空两格(包括正文中的各级标题)。

正文中如果有主送机关,如本通知中的“各部门”三个字,要顶格。

(二)常用称谓

1.名称要恰当明确,不能含混不清。具体到部门的,原则上名称要写全称,或使用规范的简称。

2.文章中的特定称谓(如文件名)首次出现要用全称,如过长且重复出现,第一次用全称,之后可用简称,但第一次用全称时必须加括号注明(以下简称......),简称必须规范,符合一般认知规律。

3.涉及到我们学校自称,一般不用“澳门威斯尼人app手机版”,可使用“澳门威斯尼人app手机版”或“学校”;必要时可少用、慎用“澳门威斯尼人app手机版”的称谓。

4.引用文件时应先点出文件的名称,名称号用括号注明发文号。如:《xxxxxxx》(辽铁院发〔202019号)。

(三)时间表述

1.文档中时间表述要明确,慎用“今年”“去年”的字样,应该使用“2011年”“2010年”。

2.文档中年、月、日均应用阿拉伯数字表示,如2008315日。年份一般用全称,如“2011年”不能写成“11年”,新闻稿件中可省略年份,一般只写月、日。

三、标点符号

标点符号要采用规范全角标点,符合中文排版规范。涉及到英文表述,可采用半角标点。

(全角就是字母和数字等与汉字占等宽位置,中文标点即是全角,英文标点即是半角。)

(一)标题中标点符号使用的注意事项

1.文章大标题中一般不用标点,需要停顿的用空格表示。

2.正文各级标题后无文字内容时不加标点。

3.如有主送单位,后面需加“:”号;如主送单位为多人,则需根据实际情况,中间用“、”或“,”隔开,原则上同一类性质的单位或机关之间用“、”,非同一类性质的用“,”。如“各市教育局,高职院校、中等职业学校:”。

(二)正确使用公文文号中的“括号”

印发公文时,年份外的括号须用六角括号“〔 〕”,而不能用方括号(即中括号)“[  ]”,也不能用英文中使用的“【 】”。

(三)正文中标点符号使用的注意事项

1.“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序号的词语后,应该用逗号。

2.“一”“二”“三”等序号在一级标题中出现,后面须用顿号。

3.“1”“2”“3”和“A”“B”“C”等序号后须使用实心小圆点。

4.序号如加括号,如(1)(2)(3)等,其后不得再加标点符号。

5.连续使用引号、书名号时一般中间不加顿号。当连续引用的内容非同一类性质事物时,需加顿号。

四、附件

公文如有附件,在正文下空l行,左空2字用仿宋_GB2312三号字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.xxxxxx”);附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,用黑体三号字,有序号时标识序号。附件的标题用黑体三号字。附件的序号和名称要与正文保持一致。

五、页码

公文的页码只标识到公文主体部分结束的一页,空白页和空白页以后的页不标识页码,以防止他人在空白页私加文字。一般用 4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版面的下方中心位置;普通文字材料采用“插入”“页码”“页面底端”“普通数字(中间)”即可。

六、署名、成文日期、印章

(一)署名、成文日期

1.署名和成文日期一般在正文下空两行、位置居右,右空两字编排。署名在成文日期之上、以署名为准居中填写成文日期。

2.署名要写全称,不得使用简称。

3.联合行文时,主办机关的署名要放在前面。

4.成文日期一般为阿拉伯数字,成文日期应用汉字将年、月、日标全。如“2020522日”。 不要出现虚位数字,如“0509日”。

(二)印章

印章端正、居中,下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。当联合行文需要加盖两个以上印章时,多个印章要保证排列整齐,印章之间要保持一定距离,互不相交或相切。

七、打印装订

提倡A4纸双面打印,双钉左侧装订。装订针距离左侧5mm,距纸的上下7cm允许误差不超过4毫米。

 

 

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